Un software de control de asistencia es una herramienta digital que automatiza la administración, monitorización y control de la asistencia, horas de trabajo y ausencia de los empleados de una empresa. Se presentan como la evolución tecnológica de los relojes de control de asistencia, los registros en papel y en hojas de cálculo.
Estos softwares ayudan a las empresas a controlar la asistencia, el tiempo de trabajo y a mejorar la seguridad y el cumplimiento de las normativas laborales. Son intuitivos, amigables, fáciles de usar, confiables y precisos. Integran diversas funciones que permiten una gestión eficiente del personal; entre las principales destacan:
Registro de entrada y salida
El registro de entrada y salida es un componente fundamental de todo software de control de asistencia, ya que permite registrar las horas laboradas digitalmente, bien sea desde un dispositivo biométrico, computadores de escritorio o dispositivos móviles inteligentes.
Las aplicaciones más actuales incluyen reconocimiento facial que posibilita el registro de asistencia geocodificado, que hace que el registro de entrada y salida sea más efectivo. Gracias a la tecnología GPS, la aplicación localiza con precisión, mediante coordenadas geográficas, la ubicación de los empleados al fichar su entrada o salida, lo cual es ideal para empresas con modalidad de trabajo remoto o que tienen trabajadores en distintas ubicaciones.
Esta función reemplaza el registro en hojas de papel o tarjetas y asegura un registro preciso y seguro, que evita manipulaciones del registro de horas, fichajes indebidos, descansos prolongados y horas extras no autorizadas.
Programación de horarios y turnos de trabajo
Los softwares de control de asistencia incluyen herramientas para la programación de horarios y turnos de trabajo; los gerentes y supervisores pueden programar los turnos de trabajo en función de la disponibilidad, necesidades y perfil de los trabajadores, teniendo toda la información sobre permisos, licencias médicas y vacaciones, lo que facilita esta tarea y evita errores.
Estas herramientas permiten crear turnos diarios, semanales, mensuales o para un periodo determinado como fin de semana o días festivos. Así como modificar turnos ya programados por cualquier eventualidad.
Una de las ventajas de estos softwares es que aseguran el cumplimiento de las leyes y normativas laborales, puesto que son parametrizables y permiten una programación de turnos, horas de trabajo y horas extras con base en las normativas vigentes.
Comunicación en tiempo real
Una de las funciones más destacadas del software de control de asistencia es la comunicación en tiempo real con los trabajadores. Estos sistemas ofrecen transparencia y les permiten a los trabajadores:
- Consultar en tiempo real sus datos actuales de asistencia y ausencias.
- Informar cualquier eventualidad.
- Solicitar modificaciones rápidas o cambios en un turno de trabajo.
Igualmente pueden notificar ausencias por motivos imprevistos para que se tomen las medidas necesarias, lo cual es esencial para empresas que tienen trabajadores en distintas áreas o en lugares remotos. También, los trabajadores pueden solicitar permisos y notificar licencias médicas.
Los supervisores o gerentes pueden notificar en tiempo real los turnos de trabajo, así como cualquier notificación necesaria, mediante mensajes emergentes que reciben los trabajadores en sus dispositivos móviles. El software indica que los mensajes fueron recibidos por los trabajadores, lo que evita dudas e inconvenientes.
Esto ayuda a minimizar las tareas de los equipos de recursos humanos, ya que no tendrán que encargarse de la pesada tarea de comunicar todo a través de notificaciones escritas o llamadas telefónicas a los empleados. En cambio, podrán centrarse en tareas más estratégicas.
Integración con la nómina
Las soluciones automatizadas de control de asistencia se integran con los sistemas de planificación y gestión empresarial (ERP, Enterprise Resource Planning) o con los sistemas contables y de nómina, posibilitando la transferencia automática de datos de asistencias, ausencias y licencias de los trabajadores, horas trabajadas y horas extras. que facilita y hace más preciso el cálculo de la nómina.
Soporte para dispositivos móviles y la nube
Una función muy valorada de los softwares de control de asistencia más actuales es la movilidad y compatibilidad con la nube, que posibilitan una gestión de personal desde cualquier lugar y en todo momento.
Los trabajadores pueden registrar la asistencia a sus labores de forma sencilla desde sus dispositivos móviles y acceder en tiempo real a información crítica. Los supervisores y gerentes pueden conocer en todo momento la ubicación de los trabajadores y conocer el tiempo que demoran en cada labor asignada, lo que facilita las labores de seguimiento y control.
