En los inicios e instalación de los negocios, se tienen que tener en cuenta muchos detalles importantes que deben cumplirse, para evitar errores que pueden tener consecuencias costosas. Muchos emprendedores y comerciantes inician sus negocios sin asesorarse sobre los deberes tributarios y pueden cometer varios deslices que pueden evitarse a tiempo.
No seleccionar una estructura legal adecuada
La premura de abrir el negocio al público puede generar estrés y no tener conciencia de la importancia de seguir pasos claves para el éxito de sus operaciones, por lo que se puede pasar por alto la adecuada selección de su estructura legal. Una selección determinante para unas finanzas sanas y el registro adecuado del proceso tributario.
Pero escoger una forma jurídica inadecuada trae como consecuencia cargas tributarias mayores o responsabilidades personales excesivas, ya que el tipo de empresa establece tanto las obligaciones tributarias como la responsabilidad legal de los socios.
La recomendación para evitar ese error es dedicar un tiempo prudencial para el análisis de las diferentes formas jurídicas disponibles para seleccionar la más conveniente desde el punto de vista fiscal. La asesoría legal es determinante para elegir la estructura más conveniente para cada tipo de negocio.
Pago incompleto de tributos
El pago de impuestos debe realizarse según las estimaciones reales, ya que adeudar impuestos es un error que puede traer grandes problemas a los propietarios de negocios por presentar una declaración de tributos incompleta. Este tipo de fallas puede acarrear multas y otros inconvenientes.
Los sistemas fiscales pueden ser complejos y el desconocimiento de las obligaciones tributarias puede ocasionar sanciones y recargos, lo que puede evitarse contando con la información suficiente sobre los impuestos aplicables a la operatividad del negocio y estableciendo un plan de pago de impuestos para evitar retrasos y otros errores.
Mezclar finanzas personales con las del negocio
Cuando un empresario mezcla sus finanzas con las de su negocio, complica la gestión financiera de la empresa, ya que genera serias dificultades con su planificación tributaria y problemas como multas y más.
Para mantener separadas las finanzas personales de las cuentas del negocio, es necesario abrir cuentas bancarias distintas a las de la empresa; permite realizar seguimiento de las ventas, de los ingresos y de los gastos. Es un método que cumple con los requisitos de ley y es mejor realizarlo desde el inicio, ya que ofrece claridad para la gestión contable y durante sus auditorías.
Fallas en la facturación
Los empresarios inician sus negocios muchas veces con cierto desconocimiento en el proceso de facturación e incurren en facturas con errores, lo que afecta el cálculo de sus gastos y pagos, una situación que trae problemas fiscales y pérdidas al no poder registrarlos ni restarlos en el pago de los tributos.
La recomendación es contar con software de facturación que emite en tiempo real facturas con sus datos precisos como:
- Nombre.
- NIF del emisor y receptor.
- Fecha y número de factura.
- Descripción del producto o servicio.
- Base disponible y tipo y cálculo de tributos.
- Y otros datos básicos, ya que automatiza el proceso y evita errores en la facturación.
Un programa de facturación permite aprovechar las deducciones fiscales y fomenta claridad financiera desde el primer momento que se instala. Además, mejora las cuentas, ya que, por lo general, notifica a los clientes el vencimiento de pagos y avisa cuando hay que pagar impuestos, proveedores y otras responsabilidades, lo que ayuda a mayor transparencia y eficacia financiera.
Fallas en la contabilidad
La contabilidad errónea, producto de la desorganización y otras causas, puede ocasionar declaraciones fiscales que no se corresponden con la administración del negocio, trayendo sanciones como multas. Un sistema contable y profesional especializado asegura registros de contabilidad que se correspondan con los movimientos bancarios y sus impuestos respectivos.
Desconocimiento sobre normas y leyes
Las leyes fiscales suelen contar con ciertas regulaciones y normas que se actualizan con cierta frecuencia; no tener el conocimiento de la vigencia de normas y cambios en las regulaciones puede acarrear incumplimiento de los deberes tributarios.
Para evitar este error muy común, es necesario contar con personal o asesoría profesional en el área de finanzas e impuestos, que informe de forma oportuna sobre cambios normativos o procedimentales para cumplir al pie de la letra con las obligaciones en materia de tributos.
