Recomendaciones para evitar errores comunes en fase de anteproyecto

La fase de anteproyecto es vital para que los proyectos cuenten con bases sólidas, ya que sus datos son esenciales y requieren del estudio puntual para evitar errores en la gestión del proyecto. Conoce cómo evitar los errores más frecuentes en el anteproyecto.

La falta de profundidad y precisión en detalles durante el anteproyecto, son errores frecuentes que originan fallas en el proyecto, no permiten la definición de objetivos precisos y causan problemas para describir los recursos que se necesitan.

Error 1: Desarrollo de planificación sin precisión, ni detalles

La falta de profundidad y precisión en los detalles durante el anteproyecto son errores frecuentes que originan fallas en el proyecto, no permiten la definición de objetivos precisos y causan problemas para describir los recursos que se necesitan. Los errores comunes pueden complicar el cronograma de trabajo, ya que los anteproyectos, sin planificación precisa, originan planes deficientes que pueden aumentar las fallas, con más riesgos de pérdida de tiempo y dinero.

Soluciones

Para evitar este tipo de errores, se recomienda:

• Revisar detalladamente y ajustar acciones y tareas: observar todas las necesidades y perspectivas a considerar, revisar los detalles y evaluar el plan.
• Documentar y registrar avances y fallas: para evitar la falta de profundidad es necesario documentar cada paso del plan y registrar los avances y fallas. Una mejor gestión de tareas y plazos necesita de referencias y datos precisos.
• Desarrollar una planificación exhaustiva con profundidad en cada factor: estudiar cada elemento que interviene en los planes, definir bien los objetivos y tareas, y conocer los recursos que se requieren.
• Contar con un cronograma realista: se necesita aplicar diagramas de Gantt o software especializado para la visualización de factores que impactan al proyecto y hacer seguimiento de su desarrollo.

Error 2: Comunicación inefectiva

La comunicación eficaz es clave para el avance adecuado del proyecto. Es común que las comunicaciones entre los diferentes actores sean ineficaces, se presenten dudas, y diferencias que generen hostilidades y que acarrean problemas en la planificación durante el anteproyecto y, por ende, en la gestión del proyecto.

Soluciones

Para mejorar la comunicación, se recomienda:

• Formalizar una estrategia de comunicación eficiente: es muy importante formalizar mecanismos de comunicación y establecer los parámetros para conseguir una comunicación profesional que facilite la comprensión y el acuerdo técnico.
• Tener una programación de reuniones: las buenas reuniones concluyen con actividades, responsables y fechas de ejecución, para hacerlas realidad se necesita de una agenda, cumplirla y dar tiempo prudencial para sacar provecho de las intervenciones.
• Registrar acuerdos y objeciones: informar los aspectos importantes del proyecto y dar un espacio para que se expresen preocupaciones. Un dato que ayuda a mantener una comunicación fluida y clara, es registrar por escrito y con firma las minutas y actas, mediante se acuerdan las decisiones o se realizan objeciones.

Error 3: Minimizar gastos y recursos

Cuando se parte de un anteproyecto con datos subestimados en el presupuesto y otros recursos, se incurre en un error que genera falta de calidad, retrasos, gastos mayores y hasta la paralización del proyecto. Esto se debe a que es muy frecuente que los presupuestos no contemplen ningún tipo de imprevistos o contratiempos, lo que limita la capacidad de adaptación ante este tipo de circunstancias.

Solución

La solución es incluir todos los recursos necesarios para el proyecto. Si los costos son muy elevados, es necesario planificar el proyecto en varias fases e incluir todos los recursos requeridos. Del mismo modo, agregar los posibles gastos en imprevistos y crear el presupuesto para un plan de contingencia. Es más fácil ajustar las asignaciones que carecer de recursos para la ejecución.